Coraz częściej słyszymy o usługach prawnych dostępnych online — również w odniesieniu do pracy notariusza. W artykule wyjaśnię, co dziś można załatwić u notariusza bez wychodzenia z domu, jakie są ograniczenia oraz jakie narzędzia technologiczne i formalne decydują o możliwości przeprowadzenia czynności zdalnie. Dowiesz się też, jak wygląda procedura krok po kroku i jakie dokumenty możesz przygotować w formie elektronicznej.
Co to znaczy „notariusz online”?
Pojęcie notariusz online oznacza możliwość skorzystania z usług kancelarii notarialnej z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej — od umówienia wizyty, przez konsultacje i przesyłanie dokumentów, aż po dokonanie samej czynności notarialnej w formie elektronicznej. W praktyce to połączenie tradycyjnej pracy notariusza z bezpiecznymi platformami do weryfikacji tożsamości i podpisu elektronicznego.
Warto podkreślić, że nie wszystkie czynności notarialne mogą być wykonane w pełni zdalnie — wiele zależy od obowiązującego prawa, wewnętrznych procedur kancelarii oraz posiadania odpowiednich narzędzi przez strony (np. cyfrowy podpis kwalifikowany). Dlatego przed skorzystaniem z usługi warto skontaktować się z wybraną kancelarią i upewnić się, jakie możliwości oferuje.
Jakie czynności notarialne można załatwić zdalnie?
W praktyce wiele formalności można rozpocząć i w większości przypadków zakończyć bez wychodzenia z domu. Do najczęściej realizowanych zdalnie czynności należą: przygotowanie i uzgodnienie projektów aktów notarialnych, konsultacje prawne, sporządzanie pełnomocnictw w formie elektronicznej oraz poświadczenie podpisu przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Również niektóre akty notarialne mogą być sporządzone w formie elektronicznej z wykorzystaniem narzędzi do weryfikacji tożsamości (np. wideokonferencja) oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W praktyce kancelarie oferują możliwość przesyłania dokumentów, podpisywania ich online i późniejszego doręczenia strony w formie elektronicznej lub papierowej.
- Umówienie wizyty i konsultacja online (e‑mail, formularz, telefon, wideokonferencja)
- Przygotowanie projektów aktów i ich uzgodnienia elektronicznie
- Sporządzenie pełnomocnictwa z użyciem podpisu kwalifikowanego
- Przekazywanie dokumentów przez bezpieczne platformy
Co można załatwić częściowo zdalnie, a co zazwyczaj wymaga obecności?
Istnieją czynności, które można w zasadzie przygotować całkowicie zdalnie, ale finalizacja wymaga osobistej obecności. Typowym przykładem są czynności związane z obrotem nieruchomościami: większość dokumentów i umów można sporządzić i omówić zdalnie, jednak podpis aktu przeniesienia własności często wymaga szczegółowej weryfikacji tożsamości lub podpisu kwalifikowanego.
Z drugiej strony, pewne czynności notarialne nadal rzadko są wykonywane w pełni zdalnie ze względu na konieczność fizycznego potwierdzenia okoliczności (np. odczytanie oryginalnych dokumentów, sporządzenie testamentu w określonej formie czy czynności wymagające obecności świadków). Zawsze warto wcześniej zapytać notariusza o konkretne wymogi.
| Czynność | Możliwość załatwienia zdalnie | Uwagi |
|---|---|---|
| Umówienie wizyty i konsultacja | W pełni zdalnie | Telefon, e‑mail, wideokonferencja |
| Przygotowanie projektu aktu notarialnego | W pełni zdalnie | Wymiana plików, poprawki przez e‑mail |
| Pełnomocnictwo z podpisem kwalifikowanym | W pełni zdalnie | Wymagany podpis kwalifikowany lub inna forma zdalnej weryfikacji |
| Akt przeniesienia własności nieruchomości | Częściowo zdalnie | Możliwe w formie elektronicznej w określonych warunkach |
| Testament odręczny lub czynność z świadkami | Zazwyczaj osobiście | Wymóg fizycznej obecności i specyficzna forma |
Jak wygląda procedura zdalna — krok po kroku
Proces zazwyczaj rozpoczyna się od kontaktu z kancelarią — możesz umówić termin konsultacji przez stronę internetową, e‑mail lub telefonicznie. W pierwszej fazie notariusz ustala zakres czynności, przesyła wzory dokumentów i informuje o wymaganych dokumentach tożsamości oraz ewentualnych wymogach technicznych (np. posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego).
Następnie następuje etap weryfikacji tożsamości i podpisywania dokumentów. W zależności od sytuacji notariusz może użyć narzędzi do wideoweryfikacji, platform do zdalnego podpisywania lub poprosić o podpis kwalifikowany. Po podpisaniu dokumentów strony otrzymują finalne akty w formie elektronicznej, a gdy potrzeba — również w wersji papierowej wysyłanej pocztą lub odbieranej osobiście.
- Kontakt i ustalenie zakresu czynności
- Przesłanie i omówienie projektu dokumentów
- Weryfikacja tożsamości (wideokonferencja, dokumenty elektroniczne)
- Podpisanie dokumentów (kwalifikowany podpis elektroniczny lub inna metoda)
- Otrzymanie aktu notarialnego w formie elektronicznej/papierowej
Bezpieczeństwo, podpisy elektroniczne i wymagania techniczne
Bezpieczeństwo jest kluczowe przy zdalnych usługach notarialnych. Notariusze korzystają z systemów zgodnych z przepisami oraz standardami ochrony danych, a także z usług zaufania (np. kwalifikowane certyfikaty podpisów) zgodnych z rozporządzeniem eIDAS. Dlatego przed zleceniem czynności zdalnej upewnij się, że kancelaria stosuje bezpieczne kanały komunikacji i weryfikacji tożsamości.
Do przeprowadzenia zdalnej czynności często niezbędne są: komputer lub smartfon z kamerą, stabilne łącze internetowe oraz — w przypadku niektórych aktów — kwalifikowany podpis elektroniczny lub inne formy potwierdzenia tożsamości. Nie każda osoba posiada podpis kwalifikowany, dlatego wiele kancelarii oferuje alternatywy, np. weryfikację przez wideokonferencję z dodatkowymi zabezpieczeniami.
Korzyści i ograniczenia — czy warto korzystać?
Korzystanie z zdalnych czynności notarialnych to przede wszystkim oszczędność czasu, wygoda i dostępność usług dla osób, które mieszkają daleko od kancelarii lub mają ograniczenia w poruszaniu się. Dodatkowo wiele formalności można załatwić szybciej dzięki cyfrowej wymianie dokumentów i krótszym terminom umawiania wizyt.
Ograniczenia dotyczą głównie działań wymagających specyficznej formy (np. testamenty odręczne) oraz sytuacji, w których nie ma możliwości wiarygodnej zdalnej weryfikacji tożsamości. Zanim wybierzesz formę zdalną, sprawdź warunki kancelarii oraz ewentualne dodatkowe koszty związane z usługami cyfrowymi.
- Zalety: wygoda, oszczędność czasu, możliwość zdalnej wymiany dokumentów
- Wady: nie zawsze dostępne dla wszystkich czynności, wymaga narzędzi technicznych i wiedzy o podpisach elektronicznych
Podsumowując, coraz więcej usług notarialnych można dziś zrealizować bez wychodzenia z domu — od konsultacji i przygotowania dokumentów po niektóre akty notarialne w formie elektronicznej. Zawsze jednak warto skonsultować się z wybraną kancelarią, by ustalić, czy dana czynność może być przeprowadzona zdalnie i jakie warunki trzeba spełnić. Jeśli chcesz, mogę pomóc przygotować wzór wiadomości do notariusza lub listę pytań, które warto zadać przed umówieniem zdalnej usługi.