Wprowadzenie
Notariusz jest powszechnie kojarzony z czynnościami urzędowymi, które często wymagają poniesienia określonej opłaty. Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest: Czy notariusz może wystawić fakturę VAT? Odpowiedź wymaga rozróżnienia między rodzajem usługi a obowiązującymi regulacjami podatkowymi.
W niniejszym artykule opiszę, jakie usługi notarialne są objęte zwolnieniem z VAT, kiedy notariusz może wystawić fakturę z naliczonym podatkiem, oraz jakie informacje powinna zawierać faktura za czynności notarialne. Dzięki temu dowiesz się, czego oczekiwać jako klient i jak postępować, gdy potrzebujesz dokumentu księgowego.
Czy notariusz podlega VAT?
Generalnie większość standardowych usług notarialnych (czynności urzędowe wykonywane przez notariusza) jest zwolniona z VAT. Opłaty pobierane na podstawie taryfy notarialnej mają charakter opłat urzędowych, co w praktyce oznacza, że nie obciążane są podatkiem od towarów i usług.
To, że usługa jest zwolniona z VAT, nie oznacza jednak, że notariusz nie może wystawić żadnego dokumentu potwierdzającego zapłatę. Notariusze mogą wystawiać rachunki, paragony oraz faktury dokumentujące wykonanie usługi — najczęściej będą to faktury bez wykazanego podatku VAT, z adnotacją o podstawie prawnej zwolnienia.
Kiedy notariusz może wystawić fakturę VAT?
Notariusz może wystawić fakturę dokumentującą wykonanie usługi, ale rzadko będzie to faktura z naliczonym podatkiem VAT, ponieważ większość czynności notarialnych jest zwolniona z VAT. Jednakże w praktyce występują sytuacje, w których notariusz świadczy usługi lub sprzedaje towary opodatkowane VAT — wówczas faktura z VAT jest możliwa i zgodna z prawem.
Przykładowe sytuacje, gdy może wystąpić obowiązek naliczenia VAT, to sprzedaż materiałów biurowych, wykonanie usług dodatkowych nieobjętych taryfą lub innych działań prowadzących do świadczeń o charakterze komercyjnym. W takich przypadkach na fakturze pojawi się stawka VAT (najczęściej 23%) i kwota podatku.
Co powinna zawierać faktura za usługi notarialne?
Faktura wystawiona przez notariusza powinna zawierać standardowe elementy wymagane przez przepisy: dane notariusza (nazwa kancelarii, adres), dane nabywcy (imię/nazwa, NIP jeśli dotyczy), datę wykonania usługi, opis usługi oraz kwotę. Jeśli usługa jest zwolniona z VAT, faktura powinna zawierać informację o podstawie zwolnienia (np. wskazanie przepisów ustawy o VAT).
W praktyce warto, aby faktura jasno rozdzielała poszczególne pozycje: część objętą zwolnieniem i — jeśli występują — pozycje opodatkowane. Dzięki temu przedsiębiorca, który opłacił czynności notarialne, będzie mógł poprawnie ująć dokument w księgach rachunkowych oraz ustalić prawo do ewentualnego odliczenia VAT od części opodatkowanej.
Praktyczne przykłady i najczęstsze sytuacje
Poniżej tabela przedstawia najczęstsze scenariusze w pracy notariusza oraz sposób ich rozliczenia pod kątem VAT. Tabela ułatwia zrozumienie, kiedy faktura będzie zawierała VAT, a kiedy będzie dokumentem potwierdzającym zwolnienie.
| Sytuacja | VAT | Jak wygląda faktura |
|---|---|---|
| Akt notarialny (taryfa notarialna) | Zwolenienie z VAT | Faktura/rachunek bez VAT; adnotacja o podstawie zwolnienia |
| Sprzedaż kopii/odpisów dokumentów | Może być opodatkowane | Faktura z wykazanym VAT dla pozycji opodatkowanych |
| Usługi dodatkowe (np. konsultacje komercyjne) | Zależy od charakteru usługi | Faktura z VAT lub bez VAT w zależności od kwalifikacji usługi |
| Opłaty skarbowe i inne urzędowe świadczenia | Nie podlegają VAT | Kwoty wykazywane bez VAT |
Powyższe przykłady nie wyczerpują wszystkich możliwości, ale pokazują główne reguły: usługi notarialne wykonywane w ramach czynności urzędowych zwykle są zwolnione z VAT, a dodatkowe, komercyjne usługi mogą podlegać opodatkowaniu.
Co powinien wiedzieć przedsiębiorca korzystający z usług notariusza?
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i korzystasz z usług notarialnych, prawidłowe udokumentowanie wydatku ma znaczenie księgowe i podatkowe. Nawet gdy usługa jest zwolniona z VAT, możesz poprosić o fakturę dokumentującą transakcję — faktura taka ułatwia ujęcie kosztu w księgach.
Warto pamiętać, że prawo do odliczenia VAT przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów, które faktycznie były obciążone VAT. Dlatego jeśli faktura notarialna wykazuje 0 zł VAT (zwolnienie), przedsiębiorca nie będzie mógł odliczyć podatku od tej pozycji. Jeśli część usługi była opodatkowana, tylko ta część może być podstawą do odliczenia.
Praktyczne wskazówki
Poniżej znajdziesz kilka praktycznych porad, które ułatwią rozliczenie usług notarialnych:
- Poproś o fakturę, jeśli potrzebujesz dokumentu dla księgowości — nawet faktura z wykazaniem zwolnienia jest przydatna.
- Sprawdź, czy faktura zawiera informację o podstawie zwolnienia z VAT (np. odniesienie do przepisów ustawy o VAT).
- Zwróć uwagę na rozdzielenie pozycji opodatkowanych i zwolnionych — ułatwi to odliczenia oraz księgowanie.
- W razie wątpliwości skonsultuj sytuację z księgowym lub zapytaj notariusza o charakter świadczonych usług.
Jeżeli planujesz większą transakcję (np. skomplikowana umowa, sprzedaż nieruchomości), warto przed spotkaniem z notariuszem ustalić, jakie dokumenty i jakie formy rozliczenia będą potrzebne Twojej firmie.
Podsumowanie
Odpowiadając na pytanie: Czy notariusz może wystawić fakturę VAT? — tak, notariusz może wystawić fakturę, ale zazwyczaj usługi notarialne są zwolnione z VAT, więc faktura będzie dokumentować kwotę bez naliczonego podatku. W przypadkach, gdy notariusz świadczy usługi dodatkowe lub sprzedaje towary objęte VAT, faktura z podatkiem jest jak najbardziej możliwa.
Jeżeli zależy Ci na poprawnym rozliczeniu podatkowym, poproś o jasne rozdzielenie pozycji na fakturze i informację o podstawie prawnej zwolnienia. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub bezpośrednio z kancelarią notarialną — notariusz powinien wyjaśnić, które pozycje są opodatkowane, a które objęte zwolnieniem.